Załóżmy, że prowadzący własną praktykę lekarz chce otworzyć gabinet pod nowym adresem. W związku z tym zamawia w drukarni wykonanie nowych wizytówek, na których znajdą się informacje takie jak nazwa praktyki, jej nowy adres, logo gabinetu i zakres świadczonych usług. Czy poniesionymi na ten cel wydatkami może obciążyć firmowe koszty podatkowe? Czy też powinien uznać ten wydatek za reprezentacyjny i wyłączyć go z kosztów?

Należy założyć, że lekarz rozlicza prowadzoną działalność w formie pozwalającej na rozliczanie kosztów działalności, czyli np. na zasadach ogólnych według skali podatkowej. Jeżeli uznałby koszt wydrukowania wizytówek za wydatek reprezentacyjny, nie może go zaliczyć do kosztów, bo takie wydatki (szczególnie na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych) zostały ustawowo wyłączone z firmowych kosztów podatkowych (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

W przypadku wizytówek nie ma jednak podstaw do takiego działania. – Reprezentacja w rozumieniu przywołanego przepisu to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika (w przypadku lekarza pacjentów) w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku swojej działalności, a także uwypuklenie jego profesjonalizmu – mówi prawnik Artur Borkowski. – W opisywanej wyżej treści wizytówki nie ma o tym mowy.

Wizytówki mają bowiem charakter wyłącznie informacyjny, dotyczący firmy lub osoby z nią utożsamianej. Dlatego też koszt ich wydrukowania stanowi bieżący wydatek związany z codziennym funkcjonowaniem działalności. Może on obciążać jej koszty w momencie poniesienia wydatków w faktycznej wysokości.