Fundusze unijne – jak korzystać i rozliczać

Niezbędne do rozliczenia

Podstawowe elementy systemu rozliczania dotacji unijnych to:

► umowa o przyznanie dofinansowania,

► ocena kwalifikowalności wydatków (każdy program ma własny, ściśle określony zbiór wydatków, które będą mogły być zrefundowane, tzw. koszty kwalifikowane),

► zebrane i przesłane wnioski o płatność,

► ewentualne wnioski o zaliczkę,

► dokumentacja monitoringu realizacji inwestycji,

► informacja o przeprowadzonych działaniach dotyczących promocji projektu (reklama i marketing to integralne części inwestycji podlegającej dofinansowaniu ze środków UE),

► właściwa archiwizacja dokumentów (od trzech do pięciu lat).

Jakich kontroli można się spodziewać

Audyt realizacji projektu unijnego jest działaniem rutynowym i nie należy się go obawiać. Może być przeprowadzony w trakcie realizacji, po zakończeniu (poprzedzając ostateczne rozliczenie projektu) lub później (najczęściej wówczas dotyczy trwałości przedsięwzięcia).

Generalnie prowadzone są następujące sprawdzenia:

1 Weryfikacja wniosków o wypłatę – każdy wniosek o płatność podlega audytowi zarówno pod kątem formalnym, jak i rachunkowym.

2 Kontrola merytoryczna – poprzedza rozliczenie weryfikacji i ma na celu sprawdzenie, czy nakłady ujęte we wniosku o refundację lub rozliczenie wchodzą rzeczywiście do grupy wydatków kwalifikowanych.

3 Kontrola w miejscu realizacji – może być przeprowadzona w trakcie realizacji projektu, w momencie zakończenia lub potem. Sprawdzana jest wówczas dokumentacja i zakres rzeczowy dotowanej inwestycji. Jej szczególną formą jest tzw. wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu, czy projekt rzeczywiście jest wykonywany.

4 Kontrola krzyżowa – najczęściej ma miejsce, gdy prowadzony jest więcej niż jeden projekt unijny lub wcześniej była także realizowana inwestycja (w ramach poprzedniej perspektywy finansowej). Sprawdzane jest wówczas, czy w ramach kilku projektów nie zostały sfinansowane te same wydatki. Tego rodzaju kontrola prowadzona jest najczęściej bez udziału osoby korzystającej z dofinansowania (jedynie w środowisku IT).

5 Zakończenie inwestycji – sprawdzana jest kompletność i zgodność z procedurami dokumentacji. Zakres czynności może obejmować również kontrolę w miejscu realizacji projektu.

6 Weryfikacja trwałości – prowadzona jest po zakończeniu i rozliczeniu projektu. Sprawdzane jest wówczas, czy od momentu rozliczenia nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje.

7 Inne, np. realizacja inwestycji wspomaganej ze środków UE może być monitorowana na podstawie odrębnych przepisów także bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową, Najwyższą Izbę Kontroli.

Po każdym tego rodzaju wydarzeniu powinna być sporządzona informacja pokontrolna. Jeżeli podczas weryfikacji zostaną wykryte nieprawidłowości, inspektorzy mają obowiązek przekazania tzw. zaleceń pokontrolnych wraz z terminem realizacji.