Nieprawidłowości w wypełnieniu karty zgonu uniemożliwiają rejestrację zgonu. Dla rodzin zmarłych oznacza to dodatkowe problemy – odsyłanie od okienka do okienka. Choć nowe wzory kart zgonu obowiązują już dwa lata, część rubryk w formularzu inaczej interpretują urzędnicy, a inaczej lekarze, z tym że to ci pierwsi decydują, czy przyjąć druk od rodziny czy odesłać z przysłowiowym kwitkiem.
Urzędnicy wyjaśniają, że do najczęstszych błędów należą: drukowanie kart zgonu na dwóch odrębnych kartkach, równoczesne wypisywanie na karcie zgonu daty i godziny zgonu oraz daty i godziny znalezienia zwłok. Częste jest także używanie niewłaściwych druków kart zgonu. Zdarza się również nieprawidłowe wypełnianie lub pomijanie poszczególnych rubryk podczas uzupełniania karty zgonu.
Urząd Miasta Krakowa przypomina, że karta zgonu w części przeznaczonej do rejestracji zgonu jest dokumentem dwustronnym, który powinien być opatrzony na drugiej stronie podpisem lekarza wystawiającego kartę zgonu. Na karcie powinna widnieć jedna data i godzina, która stanowi podstawę rejestracji aktu zgonu. Dane zawarte w rubrykach stanowią podstawę rejestracji aktu zgonu, a część danych jest wykorzystywana przez Urząd Statystyczny dla potrzeb statystyki publicznej.
Wzór karty zgonu określa Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 11 lutego 2015 roku w sprawie wzoru karty zgonu (Dz.U. z 2015 r. poz. 231). Zgodnie z nim kartę zgonu można sporządzić w dwóch postaciach: papierowej (opatrzonej własnoręcznym podpisem) lub elektronicznej (dokument elektroniczny uwierzytelniony bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu osoby sporządzającej kartę zgonu).