Rozwój funkcjonowania gabinetu stomatologicznego jest kojarzony z docieraniem do możliwie najszerszej grupy pacjentów i często mierzony jej wielkością, w tym liczbą nowych pozyskanych osób. Jest to postępowanie racjonalne i naturalny kierunek działań. Rzadziej uwaga osób zarządzających zostaje skupiona na wykorzystaniu bieżącego potencjału, czyli zarządzaniu zasobami, do których gabinet może mieć łatwy dostęp lub już je posiada, niewymagających ponoszenia dodatkowych wydatków na ich pozyskanie. Oczywistym zasobem gabinetu jest zespół stomatologiczny i jego umiejętności oraz posiadane warunki techniczne i sprzęt, którym dysponuje, co definiuje potencjał dostępnego czasu przeznaczonego na leczenie pacjentów. Drugim, chociaż mniej oczywistym obszarem potencjału jest możliwy do zrealizowania zakres leczenia pacjentów pozostających już w tym procesie, a także pacjentów pierwszorazowych.

Potencjał posiadanych zasobów

W przypadku nowych gabinetów pojawiających się na rynku niepełne wykorzystanie dostępnego potencjału technicznego w pierwszym okresie ich działalności jest zjawiskiem naturalnym, które może występować podczas budowania bazy pacjentów. Jeżeli jednak niekompletne wypełnienie czasu pracy unitów dotyczy gabinetu funkcjonującego od kilku lat i występuje równolegle z wielotygodniowym oczekiwaniem pacjentów na najbliższy dostępny termin wizyty, jest to sygnał świadczący o błędach w zarządzaniu. Najczęściej bywa efektem braku wystarczającej liczby lekarzy dentystów w zespole lub niewłaściwego zakontraktowania zakresu ich czasu pracy. Nie pozostaje to bez znaczenia dla przychodów, rentowności i efektywności działania gabinetu. Dlaczego? Ponieważ koszty powstające podczas gdy unit stomatologiczny pozostaje nieużywany, muszą zostać pokryte przychodami z godzin, w trakcie których pracuje. Z tego powodu nieaktywne godziny obciążają swoimi kosztami godziny przepracowane i zaniżają poziom efektywności.

Z przeprowadzonych badań wynika, że średni poziom rzeczywistego wykorzystania dostępnego potencjału czasu pracy unitu stomatologicznego wynosi 57%. Oznacza to, że przeciętnie podczas dziesięciogodzinnego dnia pracy przez cztery godziny pozostaje on nieużywany. Istnieje kilka różnych czynników wpływających na taką sytuację, spośród nich można wymienić najistotniejsze: