Standardowe koszty uzyskania przychodu wynoszą 111,25 zł miesięcznie i przysługują z mocy prawa każdemu, kto uzyskuje przychody ze stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej. Jeśli przychody uzyskiwane są z jednego tytułu, koszty te nie mogą wynieść za rok podatkowy więcej niż 1335 zł. Jeśli tych tytułów jest więcej – łącznie nie mogą przekroczyć 2002,05 zł.

Natomiast koszty podwyższone (w wysokości 139,06 zł miesięcznie) pracodawca może w trakcie roku uwzględnić wyłącznie podatnikowi, który złoży mu odpowiednie oświadczenie. Musi w nim stwierdzić, że miejsce jego stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, oraz oświadczyć, że nie uzyskuje dodatku za rozłąkę. Łącznie podwyższone koszty uzyskania przychodu za rok podatkowy nie mogą wynieść więcej niż 1668,72 zł, a gdy podatnik uzyskuje dochody z więcej niż jednego tytułu – 2502,56 zł.

Jeśli pracodawca nie dysponuje takim oświadczeniem podatnika, jest zobowiązany do naliczania kosztów w podstawowej wysokości. To jednak nie oznacza całkowitej utraty przez pracownika prawa do kosztów podwyższonych. Może je bowiem odzyskać w zeznaniu rocznym. Możliwość tę ma jednak jedynie w odniesieniu do tych miesięcy roku, w których spełniał łącznie wymienione w oświadczeniu warunki. Niespełnienie któregoś z nich pozbawia go tego prawa.

Złożone pracodawcy oświadczenie zachowuje ważność do odwołania. Gdy powiadomimy pracodawcę o zmianie miejsca zamieszkania, zaprzestaje on potrącania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. Istotne też, że podwyższone koszty można zastosować pod warunkiem, że pracownik nie otrzymuje zwrotu kosztów przejazdu do miejsca pracy, nieobjętych zwolnieniem od podatku dochodowego.

Jak wygląda wyliczanie pracowniczych kosztów uzyskania przychodu, pokazuje przykład.

Lekarz laryngolog ma zawartą umowę o pracę z jednym z warszawskich szpitali. Miejscem jego zamieszkania od stycznia do lipca 2015 roku była Warszawa, a przez pozostałą część roku – Józefów. Lekarz nie złożył jednak pracodawcy oświadczenia, że spełnia warunki do zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. W związku z tym przez cały 2015 rok szpital, obliczając zaliczki na podatek od jego wynagrodzenia, przyjmował koszty w wysokości 111,25 zł. W PIT-11 wykazane one zostaną w wysokości 1335 zł.

W tej sytuacji lekarz, składając zeznanie za 2015 rok, może za okres od stycznia do lipca przyjąć koszty w wysokości 778,75 zł (111,25 zł × 7 miesięcy), natomiast za okres od sierpnia do grudnia – 695,30 zł (139,06 zł × 5 miesięcy), co łącznie daje kwotę 1474,05 zł. Gdyby natomiast lekarz przez cały 2015 rok na stałe mieszkał w Józefowie, wówczas w zeznaniu podatkowym za ten rok mógłby wykazać koszty w wysokości 1668,72 zł (139,06 zł × 12 miesięcy).