Może się zdarzyć, że lekarz, który ma obowiązek rejestrować sprzedaż swoich świadczeń na kasie fiskalnej, popełni błąd przy wystawianiu paragonu. Wpisze na nim złą kwotę lub liczbę usług. Co wtedy? Jak powinien się zachować, skoro kasa fiskalna nie pozwala na skasowanie zarejestrowanej sprzedaży?

Obowiązujące przepisy przewidują taki przypadek, dopuszczają bowiem możliwość skorygowania paragonu zawierającego takie błędy. Nie można jednak wykorzystać do tego kasy fiskalnej, gdyż nie ma ona funkcji kasowania transakcji. Ustawodawca wprowadził więc przepis, który obliguje podatników do prowadzenia ewidencji oczywistych pomyłek.

Forma, w jakiej lekarz będzie ją prowadził, zależy tylko od niego. Może to być zeszyt, segregator pojedynczych druków lub teczka albo też kupiony gotowy bloczek korekt. Ważne, żeby w każdym wpisywanym do ewidencji przypadku znalazły się niezbędne informacje: wartość sprzedaży brutto i podatku należnego nieprawidłowo zarejestrowanej transakcji oraz krótki opis przyczyn i okoliczności wystąpienia pomyłki. Do wpisu należy też dołączyć oryginał paragonu dokumentującego sprzedaż świadczenia, w przypadku którego stwierdzono błąd.

Warto pamiętać, że uwzględnienie błędnego paragonu w ewidencji pomyłek nie zwalnia lekarza z obowiązku wystawienia pacjentowi poprawnego potwierdzenia zapłaty. Do tego bowiem obliguje go ustawa o VAT, która wymaga od podatnika korzystającego z kasy fiskalnej poprawnego zarejestrowania każdej sprzedaży na rzecz osoby fizycznej.

Jeżeli lekarz stosuje więcej niż jedną kasę rejestrującą, warto, by stworzył dla każdego urządzenia odrębną ewidencję błędów na paragonach. Pozwoli to zachować porządek w dokumentach. Nie ma jednak przeszkód, by ewidencja pomyłek była prowadzona jednocześnie dla wszystkich kas rejestrujących, z uwzględnieniem podziału na poszczególne urządzenia (przez podanie numerów ewidencyjnych kas), jeżeli tylko zapewnia to niezwłoczne ujęcie w niej korygowanej pomyłki.

Co jednak w sytuacji, gdy pomyłkowo wpisane na paragonie np. 1500 zł zamiast 150 zł za wizytę zostanie wykryte dopiero przy drukowaniu np. raportu dziennego lub miesięcznego z kasy fiskalnej?

Zdaniem organów podatkowych lekarz nie może potraktować tego jako oczywistej pomyłki i dokonać korekty w ewidencji pomyłek. Błąd należy rozliczyć w ewidencji korekt. To bezpieczniejsze rozwiązanie. Wydawałoby się, że skoro w rozporządzeniu w sprawie kas nie ma definicji oczywistej pomyłki, można taki paragon dołączyć do ewidencji pomyłek, jednak prawie na pewno organy podatkowe takie postępowanie zakwestionują.

Dlatego właściwszym rozwiązaniem jest postąpienie według stanowiska zajmowanego przez organy podatkowe. Uznając, że zdarzenia ujawniane po pewnym czasie nie są oczywistymi pomyłkami, nie wykluczają one na szczęście możliwości dokonywania korekt związanych z takimi zdarzeniami. Dotyczy to nawet sytuacji, gdy lekarz nie ma oryginału paragonu. Potwierdził to dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 14 maja 2014 roku (sygn. IPPP2/443-228/14-2/KOM), w której stwierdził, że „dowodzenie zaistnienia błędu, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku, ciężar dowodu znajduje się po stronie podatnika, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać fakt pomyłki w ewidencji prowadzonej przy zastosowaniu kas rejestrujących”.

W takim przypadku należy wykazać błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż w odrębnej ewidencji (w tym przypadku powinna to być ewidencja korekt, a nie ewidencja pomyłek) oraz dołączyć do ewidencji paragon wystawiony na błędną kwotę oraz ewentualnie inne dokumenty potwierdzające popełnienie błędu.

Lekarz powinien więc prowadzić także tzw. ewidencję korekt, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego przypisana do konkretnego paragonu. Ponieważ rozporządzenie w sprawie kas nie określa zasad prowadzenia ewidencji korekt, warto wiedzieć, że wpis w niej powinien zawierać: datę wpisu, numer paragonu i datę jego wystawienia, dane dotyczące korygowanej sprzedaży oraz przyczynę korekty i kwotę podlegającą korekcie. Jeżeli jest to korekta „in minus”, czyli kwoty ulegają obniżeniu, należy je wpisać ze znakiem (-).

W tym przypadku lekarz nie musi już wystawiać pacjentowi nowego, prawidłowego paragonu.