Paragon i jego kopia są dowodami dokumentującymi sprzedaż oraz należne z tego tytułu kwoty podatku. Potwierdzają też dokonanie konkretnej transakcji w określonym czasie.

Jeśli odbiorcą danej usługi medycznej jest pacjent, czyli osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, kopia paragonu jest jedynym dowodem, w którym zawarte są dane dotyczące realizacji usługi. Chodzi o takie dane jak: nazwa praktyki lekarza i jej NIP, data i czas zrealizowanego świadczenia, jego nazwa i ilość, kwoty podatków według poszczególnych stawek oraz łączna kwota podatku i kwota otrzymanej należności.

Dla fiskusa taka kopia paragonu to źródło danych niezbędnych do kontroli polegającej m.in. na porównaniu w czasie poszczególnych danych o sprzedaży usług zawartych w dokumentacji paragonowej z danymi dotyczącymi dokonanych zakupów materiałów niezbędnych do ich realizacji, np. materiałów opatrunkowych czy innych koniecznych wyrobów medycznych.

Z analizy tych danych fiskus może wyciągnąć wnioski, czy wszystkie usługi były rejestrowane, czy rejestracja na kasie fiskalnej odbywała się na bieżąco, czy zarejestrowane transakcje znajdują potwierdzenie w rodzaju dokonanych zakupów, czy danym usługom lub towarom przyporządkowano właściwe stawki podatku itp.

Na przeprowadzenie takiej kontroli fiskus ma pięć lat. Dlatego ustawa o VAT nakłada na podatników obowiązek przechowywania ewidencji sprzedaży prowadzonej dla celów rozliczenia podatku oraz wszystkich dokumentów z nim związanych do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. co do zasady przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Trzeba pamiętać, że pięcioletni okres przechowywania dokumentów kasowych dotyczy zarówno ich wersji papierowych, jak i elektronicznych. Powszechny jeszcze kilka lat temu problem z archiwizacją i przechowywaniem papierowych rolek kopii paragonów już raczej nie istnieje. Aktualne modele kas fiskalnych nie drukują bowiem kopii każdego dokumentu sprzedaży, zapisują go jedynie w wersji elektronicznej w pamięci urządzenia.

Warto wiedzieć, że także tzw. raporty dobowe, drukowane najpóźniej przed pierwszą transakcją dnia następnego, oraz raporty miesięczne, drukowane po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca (nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu), podlegają obowiązkowi pięcioletniej archiwizacji.