Personel pomocniczy nie tylko asystuje przy zabiegu, ale często ma znaczący wpływ na satysfakcję pacjenta ze świadczonej opieki dentystycznej

Przemyślany wybór asystentki stomatologicznej jest istotny z kilku względów. Po pierwsze dlatego, że ma ona bezpośrednią styczność z pacjentami, przez co jakość jej pracy wpływa na satysfakcję ze świadczonych przez gabinet usług. Ponadto w wielu praktykach dentystycznych jest pierwszą osobą, z którą pacjent ma kontakt (jeśli nie zatrudniamy pracowników recepcji). To właśnie na bazie tego spotkania osoba, która przychodzi na leczenie, buduje pierwsze wrażenie – bardzo istotne dla dalszej współpracy. Jest ono bowiem jednym z czynników, które najsilniej wpływają na nasz odbiór ludzi i sytuacji. W praktyce zmiana negatywnego pierwszego wrażenia, które powstało w ciągu kilkunastu sekund, wymaga kilku lub kilkunastu pozytywnych kontrprzykładów.

Kolejny, nie mniej ważny powód to komfort pracy samego lekarza, który zwiększa się, jeśli otacza się on kompetentnymi współpracownikami.

Ważne umiejętności

Praca asystentki stomatologicznej często jest niedoceniana. Tymczasem dobra asysta ma duży wpływ zarówno na sprawny przebieg procedur medycznych, jak i na atmosferę w gabinecie stomatologicznym. Aby realizować te cele na najwyższym poziomie, potrzebne są bardzo różnorodne umiejętności: zręczność manualna, dobra organizacja pracy, systematyczność, skrupulatność, utrzymywanie porządku i czystości w najbliższym otoczeniu, umiejętność współpracy i płynnego przechodzenia pomiędzy różnymi rodzajami zadań. Chociaż mało kto zdaje sobie z tego sprawę, to w tym zawodzie bardzo ważna jest też empatia, czyli umiejętność odczuwania stanów psychicznych innych osób, rozpoznawania i rozumienia ich emocji. Nawiązywanie empatycznego kontaktu jest istotne zarówno w pracy z dziećmi, jak i z dorosłymi. Asystentka, która dostrzega zdenerwowanie pacjenta, jego stres, niepewność i odnosi się w stosunku do niego ze zrozumieniem, buduje atmosferę zaufania i wsparcia. Zaufanie jest natomiast podstawowym czynnikiem, który wpływa na lojalność pacjenta wobec gabinetu lub kliniki dentystycznej. Zwiększa też szansę na kontynuację leczenia, aż do osiągnięcia zakładanych celów.

Dokonując wyboru osoby na stanowisko asystentki stomatologicznej, dobrze jest mieć na uwadze również to, że nic nie zastąpi autentycznej chęci do pracy, którą charakteryzuje się tylko część kandydatów, niezależnie od zawodu.

Opis miejsca pracy i wymagań

Rozpoczynając poszukiwania asystentki, powinniśmy jasno sprecyzować nasze oczekiwania oraz zadać sobie pytanie, jakie cele chcemy osiągnąć, angażując do pracy nowego członka zespołu. Warto podjąć wysiłek stworzenia dobrej i zgodnej z rzeczywistymi wymaganiami charakterystyki pracy. Pozwoli to uniknąć rozczarowań zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi. W tym celu należy dokładnie opisać, jak wygląda praca na oferowanym stanowisku. Precyzyjne określenie wymagań pozwoli później na łatwe filtrowanie zgłoszeń CV kandydatów, co bywa pracochłonnym etapem rekrutacji. Dobry opis miejsca pracy powinien zawierać kilka kluczowych elementów:

1. Krótka charakterystyka stanowiska określająca w sposób jasny i przejrzysty, kogo szukamy.

2. Cel zatrudnienia, czyli przedstawienie siebie jako pracodawcy. Tu warto podać informacje o gabinecie oraz krótką charakterystykę zespołu, w którym osoba ma podjąć pracę.

3. Obowiązki – lista czynności, które będą wchodziły w zakres kompetencji asystentki. Rozpisanie obowiązków w sposób wyczerpujący pozwala kandydatowi zestawić oczekiwania z własnymi wyobrażeniami o pracy i uniknąć w przyszłości konfliktów dotyczących stawianych wymagań. Przykładowo, w małych praktykach dentystycznych od asystentek stomatologicznych oczekuje się często również utrzymywania gabinetu w czystości (także po zakończeniu dnia pracy). Taka informacja powinna znaleźć się w tej sekcji. W przeciwnym razie nasz nowy pracownik może być rozczarowany, że wykonuje pracę poniżej swoich kompetencji.

4. Kwalifikacje, czyli nasze wymagania odnośnie do wykształcenia czy doświadczenia zawodowego. Częstym błędem osób rekrutujących jest wymaganie zbyt wysokich lub niepotrzebnych umiejętności. Przykładem jest umieszczanie w bardzo wielu ogłoszeniach wymagania prawa jazdy kategorii B, mimo że praca nie wymaga poruszania się samochodem. Możemy tym zniechęcić wartościowych kandydatów do odpowiedzenia na ofertę.

5. Sposób aplikowania o pracę – warto napisać, jakiej formy aplikacji oczekujemy. Czy rzeczywiście potrzebny jest nam list motywacyjny, czy może wystarczająco dużo informacji odczytamy z CV?

Gdzie szukać kandydata

Kiedy dysponujemy wyczerpującym opisem stanowiska pracy, przychodzi czas na „zarzucenie sieci”. Ten etap również wymaga dogłębnego przemyślenia. Poszukiwania pracownika można podzielić na dwa obszary. W pierwszym zwracamy się do osób z naszego środowiska: znajomych lekarzy, asystentek, rodziny, przyjaciół, dzieląc się z nimi informacją o tym, że poszukujemy godnej polecenia osoby. Dobrym pomysłem jest także wykorzystanie mediów społecznościowych (Facebook, Twitter, listy dyskusyjne lekarzy dentystów). Do rozważenia pozostaje również pomysł umieszczenia informacji o poszukiwaniach pracownika na Facebooku naszego gabinetu – być może ktoś z zadowolonych pacjentów poleci nasze miejsce pracy, jeśli sam ceni panującą w nim atmosferę.

Drugi obszar, w którym zamieszczamy ogłoszenie, to pisma i internetowe serwisy branżowe oraz strony internetowe specjalizujące się w rekrutacji pracowników. Dobry efekt może przynieść również zamieszczenie anonsu w lokalnej prasie tradycyjnej. Informacja o tym, że szukamy pracowników, powinna pojawić się jednocześnie we wszystkich zaplanowanych kanałach. Rekrutacja na określone stanowisko zwykle nie trwa długo, więc warto mieć CV wszystkich potencjalnych kandydatów jednocześnie.

Po publikacji ogłoszeń przychodzi czas na przeglądanie napływających zgłoszeń. Ich liczba często wydaje się na pierwszy rzut oka imponująca, jednak już wstępna selekcja powoduje eliminację dużej części z nich. Gdy wybierzemy kilku lub kilkunastu kandydatów, których zdecydujemy się zaprosić na rozmowę kwalifikacyjną, powinniśmy mieć przygotowaną procedurę, jak ten etap rekrutacji ma przebiegać. Często powielanym błędem jest zatrudnienie jednej z pierwszych osób bez spotkania się ze wszystkimi, których wytypowaliśmy. Na tym etapie rekrutacji pośpiech jest złym doradcą. Profesjonalni rekruterzy organizują często wieloetapowe rozmowy kwalifikacyjne. Być może warto zaangażować w rekrutację członków zespołu – na przykład zaufaną asystentkę, która pracuje już z nami od lat, doskonale zna nasze wymagania i sama będzie mogła dostrzec w kandydatach cechy, które mogą nam umknąć.